Касса образец. Как вести кассовую книгу: пример заполнения
Согласно установленным правилам, каждый субъект предпринимательства обязан придерживаться правил кассовой дисциплины. Одно из этих правил обязует предпринимателей вести кассовую книгу. Нужно отметить, что в две тысячи четырнадцатом году, Центральный Банк РФ выпустил постановление, освобождающее индивидуальных предпринимателей от этой обязанности. Это означает, что ведение кассового журнала является обязательным требованием лишь в отношении юридических лиц. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется кассовая книга.
Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей
Что такое кассовая книга и зачем она нужна
Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу. Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств . Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.
Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе. При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности.
Важно отметить, что даже при отсутствии финансовых операций, связанных с наличностью, предпринимателю необходимо вести кассовый учет.
Кто несет ответственность за заполнение журнала
Рассмотрев вопрос о том, что такое кассовая книга, следует перейти к разговору об ответственности за заполнение этого регистра. Согласно правилам, изданным Центробанком в две тысячи четырнадцатом году, частные предприниматели освобождены от обязанности вести рассматриваемую книгу. Все финансовые операции оформляются при помощи расчетных ведомостей и платежных поручений, которые используются при выплате оклада и иных денежных поощрений. В отличие от индивидуальных предпринимателей, юридические лица обязаны вести рассматриваемый журнал и составлять дополнительные документы при взаимодействии с наличностью. Ответственным за ведение регистра назначается кассир предприятия.
Также нужно отметить, что индивидуальные предприниматели имеют законное право продолжать придерживаться кассовой дисциплины. Но в этом случае органы контроля не могут наказывать за отсутствие журнала или неправильное заполнение. Говоря простыми словами, владельцы ИП могут использовать кассовые журналы для упрощения процедуры расчета налогооблагаемой базы.
Касса - это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации Обязательно ли ведение кассовой книги
Согласно Указу Центрального Банка от одиннадцатого марта две тысячи четырнадцатого года, все субъекты коммерции, зарегистрированные в статусе юридических лиц, обязаны вести специальные регистры, куда будут вноситься все финансовые операции, связанные с наличными деньгами. Важно обратить внимание на недопустимость использования копий или дополнительных дубликатов для составления отчетов . На каждой странице регистра должна быть нанесена отметка, соответствующая номеру листа. Перед введением регистра в эксплуатацию нужно обязательно прошить весь журнал.
Кассовый журнал, подготовленный к вводу в эксплуатацию, должен быть завизирован генеральным директором либо любым другим работником, имеющим необходимые полномочия. Юридические акты, регламентирующие ведение кассового учета, говорят о том, что сведения, содержащиеся в кассовом журнале, должны быть продублированы при помощи копирки. Переносить информацию необходимо на отрывную часть листа, которая используется для отчетности. Важным требованием органов контроля является совпадение номеров оригинальных страниц и отрывных копий.
Рассматривая вопрос о том, как вести кассовую книгу, важно уделить внимание изменению и коррективам записей в реестре. Все исправления, внесенные в этот регистр, должны подтверждаться подписью кассира и руководителя бухгалтерского отдела . Сегодня, все организации имеют законное право на ведение журнала в электронном виде. Также существуют специальные компьютерные приложения, при помощи которых составляются записи по форме, соответствующей государственным стандартам.
Важно отметить, что коммерческие структуры не могут расходовать наличность, хранящуюся в кассе, без документального подтверждения. Все денежные операции должны подтверждаться при помощи расходного ордера, содержащего роспись получателя. Отсутствие подписи расценивается как недостача денежных средств, что несет за собой ответственность в виде удержания части заработка ответственного лица. Все денежные средства, на которые отсутствуют соответствующие документы, рассматриваются как прибыль компании.
Также необходимо уделить отдельное внимание оборудованию комнаты, использующейся как касса предприятия. Главной задачей ответственных лиц является обеспечение безопасного хранения наличности . Правила безопасности необходимо соблюдать и во время отправки денег в финансовое учреждение. Данное обязательство возлагается на руководителя компании. Нужно понимать, что нарушение вышеперечисленных правил может повлечь за собой как административную, так и уголовную ответственность. Действующие Указания Центробанка содержат в себе подробную информацию о правилах хранения финансовых средств . Здесь важно отметить, что в текущих нормативах отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей устанавливать специальную систему сигнализации. По мнению работников Центрального Банка, собственнику компании достаточно приобрести специальный сейф, ключ от которого будет передан кассиру.
Перед тем как приступить к началу рабочего дня, кассир предприятия должен тщательно осмотреть комнату и сейф с целью выявления следов взлома . В случае наличия следов попытки вскрытия сейфа необходимо сообщить об этом администрации компании и задействовать правоохранительные органы.
Нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги Правила заполнения документа
Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию. Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты.
Титульный лист
На главной странице нужно указать следующие сведения:
- Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
- Паспортные данные генерального директора.
- Наименование структурного отдела.
- Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
- Дату ввода реестра в эксплуатацию.
Кассовый лист
Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.
Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи. Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. В се изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела.
Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.
Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.
В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра. Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел.
В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.
Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.
Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации Последняя страница
По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:
- Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
- Отметка о количестве листов.
- Подпись должностного лица и главного бухгалтера.
Варианты заполнения
Как мы уже отмечали выше, рассматриваемый регистр может заполняться вручную или при помощи специальных приложений. В последнем случае, кассиру необходимо распечатать заполненные формы и прошнуровать их. Также допускается ведение кассовой книги в электронном виде. Ниже мы предлагаем рассмотреть особенности каждого варианта ведения журнала.
Вручную
Кассовые ордера используются в качестве основного источника информации при заполнении рассматриваемого журнала. Важно отметить, что сведения из приходных ордеров указываются в разделе «Приход», а из расходных – в «Расход». Во время заполнения журнала первоначально вносится информация из приходных ордеров, после чего переносятся сведения из расходных документов. На один кассовый ордер должна приходиться лишь одна отметка.
Перед закрытием кассы, работнику необходимо проверить правильность внесенной информации с помощью сверки ордеров и внесенных записей. Остаточная сумма, указанная в графе «Остаток на конец дня», должна быть завизирована росписью труженика. После этого осуществляется сверка полученных средств с суммой, указанной в регистре. Данная проверка должна проводиться при участии руководителя бухгалтерского отдела.
Ниже приведен образец заполнения кассовой книги вручную:
Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее) На компьютере
Кассовая книга в электронном виде ведется при помощи специализированных компьютерных приложений. На сегодняшний день допускается использование таких приложений, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «1С». Использование электронного варианта отчетности позволяет не только систематизировать информацию, но и упростить расчеты . Как правило, такой подход практикуют крупные организации.
При использовании электронной версии журнала, очень важно защитить компьютер от доступа третьих лиц. Для этого можно установить пароль к самому приложению либо защитить бланк от изменений при помощи электронной подписи. Также следует заранее позаботиться о сохранности данных. Хранение резервных копий на надежных носителях информации позволяет минимизировать риск потери журнала из-за сбоев в системе . Также нужно отметить, что в документы, заверенные цифровой подписью, недопустимо вносить коррективы.
«Оцифрованное» заполнение
Оцифрованное заполнение подразумевает использование специальных компьютерных приложений с дальнейшим распечатыванием заполненной формы. При использовании данного варианта, необходимо на начало рабочей смены формировать два бланка: «Отчет по кассе» и «Вкладной лист». Эти бланки должны иметь идентичный текст в виде объема наличных средств, поступивших в кассу.
Кассир обязан хранить вкладыши до окончания календарного года. Отчеты ежедневно передаются в бухгалтерскую службу. При использовании этой методики, все распечатанные страницы пронумеровываются в порядке возрастания. По окончанию месяца необходимо скрепить все бланки, а на последней распечатке указать общее число листов.
Как исправить допущенные ошибки
Рассматривая пример заполнения кассовой книги нужно сказать о том, что при заполнении журнала нельзя допускать ошибок. В случае допущения ошибки, не оказывающей влияния на величину итоговой суммы, нужно зачеркнуть неверные данные прямой чертой. Над ними указывается верная информация, которая заверяется работником кассы и бухгалтером.
Ошибки, нарушившие итоговое значение за определенный период, должны быть перечеркнуты по диагонали. Ниже необходимо сделать отметку «Аннулировано». Далее кассиру нужно заполнить новую станицу, внеся правильные сведения. В случае допущения ошибки нужно составить докладную записку, которая будет передана бухгалтеру либо гендиректору фирмы. В тексте докладной нужно указать допущенную неточность. Составленный акт используется как основа для сбора комиссии, которая внесет коррективы в книгу. По окончании данной процедуры кассир заполняет справку, где указываются все внесенные коррективы.
Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде Ответственность за отсутствие кассовой книги
Функция контроля над правильностью заполнения рассматриваемого журнала лежит на работниках налоговой инспекции. В случае выявления грубых ошибок и нарушений, работники налоговой могут выписать штраф. Здесь нужно отметить, что органы контроля не могут накладывать штраф за те ошибки, что были обнаружены спустя шестьдесят дней с даты их совершения.
Размер штрафа для собственников ИП варьируется от четырех до пяти тысяч рублей. Штраф в отношении юридических лиц варьируется от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Важно отметить, что в случае выявления отсутствия кассовой книги, субъектам предпринимательства также грозит наказание . Пятнадцатая статья Кодекса об Административных правонарушениях, содержит в себе сведения о величине штрафов, установленных для должностных лиц.
Выводы (+ видео)
Рассмотрев образец как заполнить кассовую книгу нужно напомнить, что формирование этого регистра является обязанностью всех юридических лиц. Перед тем как начать заполнение журнала, нужно тщательно изучить все тонкости, связанные с правовой формой конкретного предприятия. Руководителям частных фирм рекомендуется проконсультироваться с грамотным специалистом, разбирающимся в данном вопросе.
Каждая организация, которая получает или расходует наличные деньги, обязана вести кассовую книгу. Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако его применение не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый налогоплательщик может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.
Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году
В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.
Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
- одна остается в книге;
- вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
- в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
- в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Соблюдение правил кассовой дисциплины и ведение кассовой книги является обязательным для всех организаций и частных предпринимателей при любой системе налогообложения, если они оперируют наличными денежными средствами при ведении деятельности. Рассмотрим, как правильно вести кассовую книгу.
Порядок заполнения кассовой книги установлен Положением о ведении кассовых операций, утвержденным Центробанком 12.10.2011 года. Согласно Положению хозяйствующие субъекты при проведении операций с наличными денежными средствами обязаны вести кассовую книгу (форма КО-4). На каждый год оформляется новая кассовая книга. У предпринимателя или организации допускается одна кассовая книга.
На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.
Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.
Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.
При этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.
Налоговая инспекция вправе проверять правильность ведения кассовой книги и штрафовать за нарушения кассовой дисциплины. Однако нужно учесть, что инспектор имеет право оштрафовать предприятие или предпринимателя за нарушение кассовой дисциплины, если нарушение выявлено менее, чем через 2 месяца с момента его совершения.
Титульный лист кассовой книги
На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.
Вкладной лист кассовой книги
Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.
Образец заполнения кассовой книги
Рассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.
- В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
- В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
- В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
- В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
- В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
- В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
- В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
- В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.
Если в сумме денежных средств на конец дня есть средства для выдачи заработной платы, пособий, стипендий, следует указать их отдельной суммой. В конце страницы прописью указывается количество приходных и расходных ордеров.
Как сшивать кассовую книгу
Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.
Ведение электронной кассовой книги
Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги. При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.Нужна ли кассовая книга для ИП?
До вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.
Кассовая книга форма КО-4 – документ, предназначенный для отражения движения наличных денежных средств через кассу предприятия. Ведение кассовой книги возлагается на ответственного кассира или бухгалтера, записи вносятся при наличии подтверждающих документов (приходные и расходные кассовые документы).
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, количество листов заверено подписями главного бухгалтера и руководителя, а также печатью организации.
Ведение кассовой книги по форме КО-4 – это обязательная процедура для каждой организации, осуществляющей наличные расчеты, правильность заполнения данного бланка регулярно проверяется налоговым органом. Записи в форму КО-4 вносятся ежедневно при каждом поступлении или выдаче наличности.
На заметку! Также предлагаем бланки и образцы документов, которые ежедневно должен заполнять кассир-операционист: журнал КМ-4 — , сведения по форме КМ-7 — .
Образец заполнения
Заполнение обложки кассовой книги КО-4:
Организация: наименование организации, ОКПО, наименование структурного подразделения.
Кассовая книга на: указывается срок действия данного бланка. Как правило, это календарный год.
Заполнение листов книги:
Если кассовая книга заполняется вручную, то, прежде чем, вносить запись на новый лист, он сгибается по линии отреза таким образом, что отрывная часть оборотной стороны оказывается под неотрывной частью лицевой стороны. Между ними кладется копирка, после этого начинают вноситься записи ручкой, при этом на втором листе заполненные данные повторяются.
Чтобы строки не перепутались, необходимо ничего не менять в течение дня, не отрывать, не сдвигать.
Вверху указывается текущая дата и номер листа.
Остаток на начало дня: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня.
№ документа: номер, указанный на кассовом документе, на основании которого получены или выданы денежные средства (номер или ).
От кого получено / кому выдано: ФИО лица или наименование организации, а также краткое содержание операции.
Номер счета: номер бухгалтерского счета, корреспондирующего со счетом учета наличных денег сч.50 «Касса», зависит от содержания операции (счета 51, 70, 71, 62, 60, 76 и т.д.).
Приход: указывается сумма наличных денег, поступившая в кассу, в рублях и копейках.
Расход: указывается сумма, выданная из кассы в рублях и копейках.
Таким образом, каждая кассовая операция отражается в бланке кассовой книге КО-4 до строки «перенос». В строке «Перенос» считаются итоговые значения по дебету и кредиту (приход и расход).
После этого лист разгибается и сгибается таким образом, что оборотная сторона неотрывной части оказывается над лицевой стороной отрывной части. Точно также между ними кладется копирка и вносятся записи.
Итого за день: подводятся итоги за рабочий день, считаются обороты по дебету и кредиту (приходу и расходу).
Остаток на конец дня: сумма наличных денежных средств, оказавшаяся в кассе на конец рабочего дня, считается с учетом остатка на начало дня и оборотов по дебету и кредиту за день.
Подписи: лист бланка КО-4 подписывает кассир, ответственный за ведение кассовой книги, указывается количество приходных и расходных кассовых документов, на основании которых вносились записи в бланк КО-4.
После этого копия записей за день отрывается и вместе с кассовыми документами прикладывается к отчету кассира-операциониста форма КМ-6 () и передается в бухгалтерию.
Оригинал записей остается в кассовой книге.
Если в кассовой книге допущена ошибка, то она может быть исправлена путем зачеркивания и указания рядом правильных сведений, исправление должно завериться подписями главного бухгалтера и кассира.
Если форма КО-4 ведется в электронном виде, то в конце рабочего дня распечатываются два экземпляра листа с записями за день, один передается в бухгалтерию, другой подшивается в специальную папку.
Титульный лист кассовой книги - образец его можно скачать на нашем сайте. Его форма 0310004 состоит из 2 частей. Первая часть - это обложка данного бухгалтерского регистра, а вторая - последняя страница книги. Смотрите, как сделать его правильно.
Что собой представляет бланк кассовой книги (титульный лист)
Титульный лист кассовой книги обычно выполняется из плотной бумаги для того, чтобы регистр как можно дольше оставался неповрежденным. В соответствии с п. 1 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ срок хранения такого бухрегистра, как кассовая книга, составляет не менее 5 лет.
Книга может быть распечатана на бумажном носителе, прошита и заверена подписями ответственных лиц и печатью либо вестись в электронной форме с применением электронной подписи. В этом случае выводить ее на бумагу не обязательно (п. 4.7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Форма кассовой книги (унифицированный бланк КО-4) утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Информация об этом указывается в верхнем правом углу страницы.
На титульном листе (обложке книги) должно быть приведено полное название предприятия, его код по ОКПО. Если это структурное подразделение, то указывается информация об этом. Под наименованием регистра ставится год, за который он ведется. Так, новая кассовая книга заводится каждый календарный год либо сразу после заполнения последней страницы предыдущей книги в течение этого же года.
На последней странице книги, в строке с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов ставится фактическое числовое значение. Запись заверяется печатью предприятия (при наличии) и подписями руководителя и главного бухгалтера с их обязательной расшифровкой. Завершающей записью является дата заверки информации о количестве листов в книге.
Подробнее о существующих видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)» .
Особенности применения унифицированной формы КО-4 в 2019 году
С начала 2013 года формы первичных документов, которые содержались в альбомах, унифицированных Госкомстатом, стали необязательны для применения. Однако если речь идет о первичных документах и регистрах, формы которых также установлены на основании других федеральных законов (в частности, это напрямую касается документов по кассовым операциям), разработанная унифицированная форма остается обязательной.
Именно об этом говорится в информации Минфина России от 04.12.2012 № ПС-10/2012 о вступлении в силу с 2013 года закона о бухучете. Несмотря на то что с 1 июня 2014 года установлен новый порядок отражения операций по кассе (указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У), форма кассовой книги осталась неизменной. При этом ИП могут не вести данную форму бухгалтерского регистра (п. 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
За правильностью ведения кассовой книги следит главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии руководитель.
О том, как кассовые операции отражаются в бухучете, читайте в статье
