Отчет кассира образец заполнения ко 4. Как правильно заполнить кассовую книгу
Что это такое
Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины , в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.
Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году
Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:
- на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
- в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.
По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).
Примечание : обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.
Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.
После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.
Обратите внимание , если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.
Бланк кассовой книги (форма КО-4)
Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2019 году:
- cкачать бланк в формате word ;
- скачать бланк в формате excel .
Как заполнить кассовую книгу
Инструкция по заполнению бланка кассовой книги
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания» ).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата . Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Посередине указывается период , на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2019 г. ).
Кассовый лист:
В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2019 г. ). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.
Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:
В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.
В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.
В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.
В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.
В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.
В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.
Образец заполнения кассовой книги в 2019 году
Титульный лист
Кассовый лист №1
Кассовый лист №2
Последняя страница
Каждая организация, которая получает или расходует наличные деньги, обязана вести кассовую книгу. Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 , однако его применение не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый налогоплательщик может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению. Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.
Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году
В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.
Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
- одна остается в книге;
- вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
- в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
- в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Руководствуясь Положением банка России № 373-П от 12.10.2011 г., как организации так и ИП обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Это Положение касается всех, кто проводит расчеты наличными денежными средствами. Ниже приводится образец и заполнение кассовой книги .
Приказом руководителя устанавливается лимит остатка кассы. На поступившие денежные средства выписывается приходный кассовый ордер (ПКО), а на расход денег - .
По мере совершения операций данные ПКО и РКО заносятся в кассовую книгу формы КО-4 .
Ведение кассовой книги на бланке
В начале года все страницы книги нумеруются, книга прошивается, на последнем листе проставляется число страниц, печать и подпись предпринимателя или руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в книгу заносятся ежедневно по мере совершения наличных денежных расчетов. В дни, когда операций не было, книга не заполняется.
Кассовую книгу можно вести в электронном виде и бумажном варианте. Журнал установленного образца можно приобрести в магазине. Книга рассчитана на один календарный год, независимо от числа проведенных операций.
Скачать бланк кассовой книги для ИП:
Титульный лист кассовой книги
На титульном листе заполняется название и ОКПО организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя. Кассовая книга в виде журнала обычно содержит 50 или 100 листов. Если записи ведутся ежедневно, то одной книги на год может не хватить, тогда указываются месяцы и год (например: на январь - апрель 2016 г.). При небольшом числе записей — только отчетный год.
Образец кассовой книги
Лист кассовой книги и отчет кассира
На что нужно обратить внимание при заполнении:
- Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей с линией отрыва. Одна часть - это собственно лист кассовой книги, вторая часть называется отчетом кассира. В бумажном варианте лист сгибается по линии отрыва и заполняются сразу обе части через копирку.
- Листы кассовой книги нумеруются в порядке возрастания. Затем листы книги разрезаются по линии, первые части подшиваются, а к отчету кассира прикрепляются первичные документы (ПКО, РКО, ведомости, доверенности и др.).
- Остаток на начало дня переносится из графы «остаток на конец дня» предыдущего листа. Если это первый лист календарного года - то остаток на конец предыдущего года. В поле «номер документа» проставляем номер приходного или расходного ордера-основания.
- В графу 2 записываем информацию из ПКО или РКО. Номер корреспондирующего счета ИП могут не заполнять. Для организаций: 51 - расчетный счет, 62 - покупатели и заказчики, 70 - зарплата, 71 - подотчетные суммы и др. Приходный и расходные суммы записываются полностью в рублях и копейках.
- «Перенос» суммирует приходные и расходные операции всех предыдущих строк. На бланке рядом расположена обратная сторона листа книги. Строки её заполняются или прочеркиваются буквой Z.
- Затем выводят итоги за день по приходу и расходу. Остаток на конец дня равен остатку на начало дня + приход за день - расход за день. Если в сумме остатка на конец дня присутствуют средства на выплату заработной платы и выплаты социального характера (например: на выплату пособий по нетрудоспособности), они записываются ниже в том числе. Это необходимо, для контроля за соблюдением лимита остатка кассы.
- Ниже следуют подписи кассира, бухгалтера и количество приходных и расходных ордеров прописью. Если предприниматель работает один, он расписывается только за кассира.
Заполнение кассовой книги — образец
Электронная кассовая книга
Ведение кассовой книги в электронном виде немного отличается от книги на бланке. Заполнение листов аналогично, но при этом они разрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц.
Оба листа заполняются абсолютно одинаково и верхний лист является листом кассовой книги, а нижний - отчетом кассира. К нижним листам прикрепляются первичные документы, а верхние собираются в течение года и сшиваются по его окончании.
Пример заполнения для ИП
После последнего листа располагается лист с подписями, кассовая книга сшивается, ставится печать и подписи ответственных лиц. Там же указывается число листов.
Надеюсь, что образец и заполнение кассовой книги теперь не вызовет у вас трудностей.
Получайте новые статьи блога к себе на почту:
Кассовая книга должна вестись преимущественным большинством современных компаний, и это является не столько инструментом эффективной работы организации, сколько требованием действующего законодательства.
При этом заполнение кассовой книги должно осуществляться в полном соответствии с установленными нормами, так как в противном случае компания не только не сможет предоставить отчетность уполномоченным государственным органам, но еще и может столкнуться с множеством других проблем, касающихся ее непосредственной деятельности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Именно поэтому лучше заранее разобраться в том, как правильно должна заполняться кассовая книга и кто должен заниматься проведением данной процедуры.
Что это такое
Начиная с 2019 года кассовую книгу должны оформлять все предприниматели, включая тех лиц, которые работают на УСН. При этом стоит отметить, что заполнение этого журнала должно осуществляться в строгом соответствии с формой КО-4, и относиться к этому стоит максимально серьезно, так как этот документ тщательно изучается сотрудниками ФНС в процессе проведения налоговой проверки.
Если кассовая книга оформляется некорректно или с ошибками, это может обернуться для предпринимателя штрафами. В ней обязательно нужно отразить движение всех наличных средств компании, а на конец дня вписать итоговые данные, включая расчеты лимита и обороты кассы.
Журнал включает в себя информацию о любых приходно-расходных операциях, фиксируя все , которые присутствуют в работе организации в наличной форме. Именно по этой причине кассовая книга относится к категории обязательной документации.
Основания и регламентация
Основной правовой акт, которым регламентируется ведение кассовых книг предпринимателями – это указание Банка России от 11 марта 2019 года под номером №3210-У. Основная часть этого указания начала действовать с 1 июня 2019 года, и в соответствии с этими данными оформление данного документа предусматривается для любой компании, которая так или иначе работает с наличными средствами.
На законном основании кассовую книгу могут не заполнять те частные предприниматели, которые занимаются ведением в установленном законами порядке учет расходов, доходов, а также других объектов налогообложения, которыми характеризуется ее вид деятельности.
При этом, так как частным предпринимателям практически всегда приходится вести учет расходов и доходов, данная норма может рассматриваться как распространяющаяся на всех коммерческих деятелей.
Кто на предприятии ответственен за ведение?
Ведением кассовой книги занимается уполномоченный кассир, так как именно он проводит выдачу и прием различных денежных средств, регистрируя все операции в соответствующем журнале. В итоге он должен подписывать заполненный лист, и на него возлагается полная ответственность за корректность проведенных операций.
В конце рабочего дня кассир предоставляет в отдел бухгалтерии остаток денежных средств, а также полный пакет первичных документов, то есть всевозможные расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер должен подписать отдельный лист книги, а если эту должность никто не занимает, свою подпись ставит руководитель организации.
Проведение этой процедуры требуется ежедневно, причем, если частный предприниматель не имеет наемных сотрудников, то в таком случае именно он будет заниматься ведением кассовой книги и, соответственно, нести полную ответственность за указанную в ней информацию.
Инструкция по заполнению кассовой книги
В соответствии с действующим законодательством предусматриваются обычный и упрощенный виды оформления кассовой книги. Последний вариант действует для всех частных предпринимателей или же представителей малого бизнеса, в то время как обычный порядок предусмотрен для любых юридических лиц, за исключением бланков.
Вся информация, которая вносится в кассовую книгу, должна быть взята из нескольких документов:
- книга учета полученных и предоставленных средств, из которой берутся данные о движении денежных средств на протяжении рабочего дня;
- и , которые предназначаются для того, чтобы оформить поступление наличности и дальнейшую передачу ее в кассу;
- платежная ведомость, в которой учитывается сумма выплаченной зарплаты;
- расчетно-платежные ведомости, с помощью которых ведется учет рабочих часов, выплат зарплаты и всевозможных взысканий.
При этом стоит отметить несколько важных правил, которые стоит учитывать в процессе заполнения этого документа:
- вся кассовая документация может оформляться в электронном виде, но для подтверждения этих документов потребуется отдельно получить ;
- отчеты кассира не обязательно должны заполняться;
- оформление единого приходного кассового ордера сегодня осуществляется не только в соответствии с дневной контрольной лентой установленного кассового аппарат, но еще и в соответствии с данными ;
- получатель больше не обязан указывать точную сумму полученных наличных средств при составлении расчетного кассового ордера;
- чтобы выдать определенную сумму средств в подотчет определенному сотруднику, нужно в произвольной форме составить заявление с указанием суммы наличных и общего срока, на который предоставляются деньги с указанием даты оформления документа и подписи руководителя;
- в ведомости о предоставлении заработной платы в обязательном порядке нужно указать напротив фамилии надпись «депонировано» но при этом больше не нужно вести соответствующий реестр депонированных средств.
Образец заполнения кассовой книги:
В электронном виде
Есть два варианта того, как можно вести кассовую книгу в электронном виде. Первый вариант – это ведение книги с дальнейшим сохранением ее на бумажном носителе. В таком случае заполнением занимается кассир в соответствии с лимитом денежных средств по кассе, причем проводится данная процедура после того, как от бухгалтерии будут получены необходимые кассовые ордера.
Заполнение кассовой книги кассиром осуществляется на протяжении рабочего дня, причем в конце дня он должен провести проверку записей на предмет их соответствия поступившим первичным документам и определением остатка денег в кассе. После этого нужно будет распечатать листы, поставить на них свою подпись и отнести в отдел бухгалтерии.
Также можно заполнять кассовую книгу полностью в электронном виде с использованием специализированных бухгалтерских программ наподобие 1С. При это стоит отметить тот факт, что в процессе электронного оформления лучше заранее побеспокоиться о том, чтобы данные из этого документа были защищены от третьих лиц, а также утраты или каких-либо искажений.
Кассовая книга в электронном виде обязательно должна быть заверена соответствующей электронной подписью, то есть определенной информацией, которая может быть использована для дальнейшей идентификации лица. Подлинность оставленной подписи подтверждается сертификатом того ключа, который выдается удостоверяющим центром.
В бумажном виде
Для того, чтобы вести кассовую книгу на бумажном носителе, достаточно приобрести уже готовый, распечатанный документ, после чего заполнить его вручную.
Стоит отметить, что перед заполнением книги нужно подробно прошить и пронумеровать все его листы, а на последнем из них обязательно указать общее количество страниц и скрепить их все с помощью мастичной или сургучной печати, поставив дополнительно подписи главного бухгалтера и директора компании.
В конце рабочего дня после окончательного оформления кассовой книги в ней нужно оставить так называемый вкладной лист, в то время как отчет кассира нужно оторвать и передать сотрудникам отдела бухгалтерии для того, чтобы они провели соответствующую проверку и подписали бумаги вместе с остальными первичными документами, оформленными на протяжении дня.
Бланк и образец
Стандартный образец кассовой книги выглядит следующим образом:
- на титульном листе указывается полное название компании;
- вносится соответствующий ;
- на последней странице документа обязательно указывается, сколько в нем содержится листов в общем количестве, а также ставится подпись ответственного лица и дата закрытия книги;
- на каждом листе указывается его номер и дата заполнения;
- в первом столбце таблицы указывается номер ордера;
- далее вносится информация о том, что предоставил или получил указанную сумму средств, включая номер счета;
- после заполнения всех необходимых строк пустые нужно будет заполнить прочерками, которые оформляются крест накрест или в форме «Z»;
- ниже в строке пишется остаток денег в кассе, установленный к концу дня;
- ставится подпись кассира и главного бухгалтера, занимающихся составлением и проверкой этого документа.
Для ООО и ИП
Кассовая книга представляет собой важный документ в деятельности ООО и ИП, работа которых связана с поступлением наличных денег, и при ее ведении нужно основываться на нескольких правилах:
- заведение и использование книги осуществляется на протяжении одного года;
- книгу ведет главный бухгалтер или кассир;
- в одной компании разрешается вести только одну кассовую книгу вне зависимости от того, сколько у нее видов деятельности и, соответственно, систем налогообложения (единственным исключением являются дочерние предприятия, которые должны вести отдельную книгу);
- в книге должны присутствовать данные по всем операциям предприятия, включая как расходные, так и приходные;
- если на протяжении дня не было проведено никаких операций, лист книги нужно оставить незаполненным;
- оформление кассовой книги может осуществляться в бумажном и электронном виде, и правила ее оформления будут непосредственно зависеть от выбранного типа;
- информация заносится в книгу сразу же после того, как произошло фактическое получение или же расход наличных средств;
- оформление кассовой книги должно осуществляться в соответствии с формой КО-4;
- в конце каждого дня данные в книге должны сверяться с показателями кассовых ордеров с дальнейшим выведением итогового остатка денежных средств.
В конечном итоге на книге обязательно должна стоять подпись того лица, на котором лежит ответственность за ее ведение. Помимо этого, правильность внесения данных должна регулярно проверяться главным бухгалтером.
Как делать правильно?
Кассовую книгу должен вести уполномоченный кассир или то лицо, которое его заменяет. Он должен ежедневно указывать в ней информацию, полученную из приходных и расходных кассовых ордеров, но если какие-либо приходно-расходные операции на протяжении дня не проводились, книга может за эти даты уже не заполняться.
Каждая книга оформляется только на один календарный год, но если на протяжении одного года единственного экземпляра такой книги оказывается недостаточно, можно завести новую книгу и продолжить выполнение всех операций в хронологической последовательности.
Исправление ошибок
Согласно установленным правилам, каждый субъект предпринимательства обязан придерживаться правил кассовой дисциплины. Одно из этих правил обязует предпринимателей вести кассовую книгу. Нужно отметить, что в две тысячи четырнадцатом году, Центральный Банк РФ выпустил постановление, освобождающее индивидуальных предпринимателей от этой обязанности. Это означает, что ведение кассового журнала является обязательным требованием лишь в отношении юридических лиц. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется кассовая книга.
Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей
Что такое кассовая книга и зачем она нужна
Каждый человек, занимающийся предпринимательством, обязан оборудовать кассу. Важно отметить, что большинство новичков в сфере бизнеса не понимают разницы между кассой и кассовой техникой. ККТ или контрольно-кассовая техника является специальным прибором, что применяется во время приема наличных средств . Согласно установленным правилам, данные приборы должны применяться при реализации товарной продукции за наличность. Также нужно упомянуть, что у этого правила есть несколько исключений. В некоторых ситуациях, предприниматель может использовать вместо чека специальные бланки.
Сам термин «касса» обозначает общую сумму всех денежных операций, связанных с наличностью. Из этого можно сделать вывод, что в кассе отображаются как расходы, так и прибыль, полученная за конкретный временной отрезок. Финансовые ресурсы, полученные за счет оказания услуг либо продажи товаров, должны обязательно быть отражены в кассе. При этом совершенно неважно, использует ли предприниматель ККТ или бланки строгой отчетности.
Важно отметить, что даже при отсутствии финансовых операций, связанных с наличностью, предпринимателю необходимо вести кассовый учет.
Кто несет ответственность за заполнение журнала
Рассмотрев вопрос о том, что такое кассовая книга, следует перейти к разговору об ответственности за заполнение этого регистра. Согласно правилам, изданным Центробанком в две тысячи четырнадцатом году, частные предприниматели освобождены от обязанности вести рассматриваемую книгу. Все финансовые операции оформляются при помощи расчетных ведомостей и платежных поручений, которые используются при выплате оклада и иных денежных поощрений. В отличие от индивидуальных предпринимателей, юридические лица обязаны вести рассматриваемый журнал и составлять дополнительные документы при взаимодействии с наличностью. Ответственным за ведение регистра назначается кассир предприятия.
Также нужно отметить, что индивидуальные предприниматели имеют законное право продолжать придерживаться кассовой дисциплины. Но в этом случае органы контроля не могут наказывать за отсутствие журнала или неправильное заполнение. Говоря простыми словами, владельцы ИП могут использовать кассовые журналы для упрощения процедуры расчета налогооблагаемой базы.
Касса - это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации Обязательно ли ведение кассовой книги
Согласно Указу Центрального Банка от одиннадцатого марта две тысячи четырнадцатого года, все субъекты коммерции, зарегистрированные в статусе юридических лиц, обязаны вести специальные регистры, куда будут вноситься все финансовые операции, связанные с наличными деньгами. Важно обратить внимание на недопустимость использования копий или дополнительных дубликатов для составления отчетов . На каждой странице регистра должна быть нанесена отметка, соответствующая номеру листа. Перед введением регистра в эксплуатацию нужно обязательно прошить весь журнал.
Кассовый журнал, подготовленный к вводу в эксплуатацию, должен быть завизирован генеральным директором либо любым другим работником, имеющим необходимые полномочия. Юридические акты, регламентирующие ведение кассового учета, говорят о том, что сведения, содержащиеся в кассовом журнале, должны быть продублированы при помощи копирки. Переносить информацию необходимо на отрывную часть листа, которая используется для отчетности. Важным требованием органов контроля является совпадение номеров оригинальных страниц и отрывных копий.
Рассматривая вопрос о том, как вести кассовую книгу, важно уделить внимание изменению и коррективам записей в реестре. Все исправления, внесенные в этот регистр, должны подтверждаться подписью кассира и руководителя бухгалтерского отдела . Сегодня, все организации имеют законное право на ведение журнала в электронном виде. Также существуют специальные компьютерные приложения, при помощи которых составляются записи по форме, соответствующей государственным стандартам.
Важно отметить, что коммерческие структуры не могут расходовать наличность, хранящуюся в кассе, без документального подтверждения. Все денежные операции должны подтверждаться при помощи расходного ордера, содержащего роспись получателя. Отсутствие подписи расценивается как недостача денежных средств, что несет за собой ответственность в виде удержания части заработка ответственного лица. Все денежные средства, на которые отсутствуют соответствующие документы, рассматриваются как прибыль компании.
Также необходимо уделить отдельное внимание оборудованию комнаты, использующейся как касса предприятия. Главной задачей ответственных лиц является обеспечение безопасного хранения наличности . Правила безопасности необходимо соблюдать и во время отправки денег в финансовое учреждение. Данное обязательство возлагается на руководителя компании. Нужно понимать, что нарушение вышеперечисленных правил может повлечь за собой как административную, так и уголовную ответственность. Действующие Указания Центробанка содержат в себе подробную информацию о правилах хранения финансовых средств . Здесь важно отметить, что в текущих нормативах отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей устанавливать специальную систему сигнализации. По мнению работников Центрального Банка, собственнику компании достаточно приобрести специальный сейф, ключ от которого будет передан кассиру.
Перед тем как приступить к началу рабочего дня, кассир предприятия должен тщательно осмотреть комнату и сейф с целью выявления следов взлома . В случае наличия следов попытки вскрытия сейфа необходимо сообщить об этом администрации компании и задействовать правоохранительные органы.
Нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги Правила заполнения документа
Кассовая книга – это небольшой журнал, содержащий в себе пятьдесят или сто страниц. Этот регистр, помимо кассовых листов, должен иметь титульный лист, где отмечается дата ввода документа в эксплуатацию. Важно отметить, что для данных журналов отсутствуют финансовые лимиты.
Титульный лист
На главной странице нужно указать следующие сведения:
- Наименование фирмы и реквизиты, включая ИНН и код ОКПО.
- Паспортные данные генерального директора.
- Наименование структурного отдела.
- Паспортные данные, а также должность лица, несущего ответственность за ведение журнала.
- Дату ввода реестра в эксплуатацию.
Кассовый лист
Ведение кассовой книги вручную требует предварительной подготовки журнала к вводу в эксплуатацию. Каждая страница должна быть пронумерована, после чего весь журнал прошивается. Каждая запись, сделанная в регистре должна дублироваться на отрывном листе. Для этой цели применяется копировальная бумага. Кассир ответственный за заполнение регистра обязан составлять расчет денежного оборота, прошедшего в течение дня через кассу и рассчитывать остаток денежных средств по окончании дня. Отрывные копии страниц передаются в бухгалтерский отдел.
Каждая запись, внесенная в кассовую книгу, должна быть проверена работником бухгалтерии. Также нужно отметить, что количество записей должно строго соответствовать числу отрывных листов (ордеров). Проверив правильность внесенной информации, бухгалтер должен заверить книгу своей подписи. Важно отметить, что действующие нормы, установленные Центробанком, допускают внесение исправлений и корректив. В се изменения, внесенные в журнал, должны подтверждаться подписью руководителя бухгалтерского отдела.
Рассматривая вопрос о том, как заполнять кассовую книгу нужно отметить, что записи в данный регистр должны вноситься ежедневно. Единственным исключением являются праздничные и выходные дни. Каждый рабочий день используется новый лист журнала. На протяжении дня в нем указываются все финансовые операции и денежный оборот, прошедший через кассу. По окончании дня подбивается остаток, а заполненная страница заверяется подписью кассира. Использовать журнал можно лишь на протяжении одного года. По завершении отчетного периода, кассир обязан открыть новый регистр, который будет введен в эксплуатацию с началом нового календарного года.
Давайте рассмотрим порядок заполнения кассового листа. В верхней части страницы необходимо указать её порядковый номер, а также актуальную дату. В графе «Остаток на начало дня» указывается информация о количестве наличности, хранящейся в кассе. Данная сумма должна совпадать с графой «Остаток на конец дня», указанной на предыдущем листе. В графе «номер документа» указывается порядковый номер ордера.
В следующем разделе указывается наименование компании либо фамилия, имя и отчество собственника ИП. В колонках «Номер корреспондирующего счета» и «Номер субсчета» нужно указать конкретный метод приема или выдачи денежных средств. Каждый из методов отображается при помощи специального шифра. Важно отметить, что владельцам ИП не нужно заполнять этот раздел.
В графах «Расход» и «Приход» нужно указать величину денежного оборота, прошедшего через кассу. Суммы указываются в цифровом значении. Округление суммы до полного числа недопустимо. В разделе «Перенос» следует указать общую сумму денежных средств из вышеперечисленных колонок. Но основе величины финансового оборота заполняется графа «Итого за день». По окончании рабочего дня кассиру необходимо прибавить к сумме, оставшейся с прошлого дня, новую наличность. От получившейся суммы нужно отнять деньги, записанные в разделе «Расход». Конечный результат должен соответствовать общему размеру денежных средств, хранящихся в кассе предприятия.
Поля, оставшиеся пустыми, необходимо зачеркнуть при помощи буквы «Z». Данные действия позволяют снизить вероятность внесения правок в заполненный лист. Каждая законченная страница должна быть завизирована подписью работника, заведующего кассой и главой бухгалтерского отдела.
Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации Последняя страница
По окончании отчетного периода, лицу ответственному за ведение журнала необходимо прошнуровать регистр. На последнюю страницу приклеивается вкладыш, содержащий следующую информацию:
- Надпись «Прошнуровано и пронумеровано».
- Отметка о количестве листов.
- Подпись должностного лица и главного бухгалтера.
Варианты заполнения
Как мы уже отмечали выше, рассматриваемый регистр может заполняться вручную или при помощи специальных приложений. В последнем случае, кассиру необходимо распечатать заполненные формы и прошнуровать их. Также допускается ведение кассовой книги в электронном виде. Ниже мы предлагаем рассмотреть особенности каждого варианта ведения журнала.
Вручную
Кассовые ордера используются в качестве основного источника информации при заполнении рассматриваемого журнала. Важно отметить, что сведения из приходных ордеров указываются в разделе «Приход», а из расходных – в «Расход». Во время заполнения журнала первоначально вносится информация из приходных ордеров, после чего переносятся сведения из расходных документов. На один кассовый ордер должна приходиться лишь одна отметка.
Перед закрытием кассы, работнику необходимо проверить правильность внесенной информации с помощью сверки ордеров и внесенных записей. Остаточная сумма, указанная в графе «Остаток на конец дня», должна быть завизирована росписью труженика. После этого осуществляется сверка полученных средств с суммой, указанной в регистре. Данная проверка должна проводиться при участии руководителя бухгалтерского отдела.
Ниже приведен образец заполнения кассовой книги вручную:
Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее) На компьютере
Кассовая книга в электронном виде ведется при помощи специализированных компьютерных приложений. На сегодняшний день допускается использование таких приложений, как «Налогоплательщик ЮЛ» и «1С». Использование электронного варианта отчетности позволяет не только систематизировать информацию, но и упростить расчеты . Как правило, такой подход практикуют крупные организации.
При использовании электронной версии журнала, очень важно защитить компьютер от доступа третьих лиц. Для этого можно установить пароль к самому приложению либо защитить бланк от изменений при помощи электронной подписи. Также следует заранее позаботиться о сохранности данных. Хранение резервных копий на надежных носителях информации позволяет минимизировать риск потери журнала из-за сбоев в системе . Также нужно отметить, что в документы, заверенные цифровой подписью, недопустимо вносить коррективы.
«Оцифрованное» заполнение
Оцифрованное заполнение подразумевает использование специальных компьютерных приложений с дальнейшим распечатыванием заполненной формы. При использовании данного варианта, необходимо на начало рабочей смены формировать два бланка: «Отчет по кассе» и «Вкладной лист». Эти бланки должны иметь идентичный текст в виде объема наличных средств, поступивших в кассу.
Кассир обязан хранить вкладыши до окончания календарного года. Отчеты ежедневно передаются в бухгалтерскую службу. При использовании этой методики, все распечатанные страницы пронумеровываются в порядке возрастания. По окончанию месяца необходимо скрепить все бланки, а на последней распечатке указать общее число листов.
Как исправить допущенные ошибки
Рассматривая пример заполнения кассовой книги нужно сказать о том, что при заполнении журнала нельзя допускать ошибок. В случае допущения ошибки, не оказывающей влияния на величину итоговой суммы, нужно зачеркнуть неверные данные прямой чертой. Над ними указывается верная информация, которая заверяется работником кассы и бухгалтером.
Ошибки, нарушившие итоговое значение за определенный период, должны быть перечеркнуты по диагонали. Ниже необходимо сделать отметку «Аннулировано». Далее кассиру нужно заполнить новую станицу, внеся правильные сведения. В случае допущения ошибки нужно составить докладную записку, которая будет передана бухгалтеру либо гендиректору фирмы. В тексте докладной нужно указать допущенную неточность. Составленный акт используется как основа для сбора комиссии, которая внесет коррективы в книгу. По окончании данной процедуры кассир заполняет справку, где указываются все внесенные коррективы.
Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде Ответственность за отсутствие кассовой книги
Функция контроля над правильностью заполнения рассматриваемого журнала лежит на работниках налоговой инспекции. В случае выявления грубых ошибок и нарушений, работники налоговой могут выписать штраф. Здесь нужно отметить, что органы контроля не могут накладывать штраф за те ошибки, что были обнаружены спустя шестьдесят дней с даты их совершения.
Размер штрафа для собственников ИП варьируется от четырех до пяти тысяч рублей. Штраф в отношении юридических лиц варьируется от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Важно отметить, что в случае выявления отсутствия кассовой книги, субъектам предпринимательства также грозит наказание . Пятнадцатая статья Кодекса об Административных правонарушениях, содержит в себе сведения о величине штрафов, установленных для должностных лиц.
Выводы (+ видео)
Рассмотрев образец как заполнить кассовую книгу нужно напомнить, что формирование этого регистра является обязанностью всех юридических лиц. Перед тем как начать заполнение журнала, нужно тщательно изучить все тонкости, связанные с правовой формой конкретного предприятия. Руководителям частных фирм рекомендуется проконсультироваться с грамотным специалистом, разбирающимся в данном вопросе.
